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Una factura electrónica es un documento electrónico que tiene la misma validez legal que las facturas tradicionales en papel, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
En simples palabras, la factura electrónica es la “versión electrónica” de las facturas tradicionales de papel y son legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales (por ejemplo, enviarse mediante correo electrónico).
Los contribuyentes pueden operar con un software propio o adquirido en el mercado para emitir factura electrónica, facturas exentas, notas de débito, notas de crédito, guías de despacho, ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). Para que una empresa pueda emitir factura electrónica debe estar autorizada por el SII.
BENEFICIOS
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
- Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
- Ahorro en el gasto de papelería (impresión, despacho y almacenamiento de documentos tributarios como talonarios).
- Facilidad en los procesos de auditoría.
- Mayor seguridad en el resguardo de los documentos (se evita la perdida de documentos tributarios físicos timbrados).
- Menor probabilidad de falsificación (aumento de seguridad documental).
- Agilidad en la localización de información.
- Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
- Permite verificar en línea la validez de los documentos tributarios electrónicos.
- Mejora la relación cliente/proveedor.
- Permite diferir la declaración y pago del IVA desde el día 12 al 20 de cada mes.
- Las facturas electrónicas son 100% rastreables y cuentan con mecanismos para comprobar su autenticidad y validez tributaria, comercial y financiera.
La factura electrónica tiene 3 características: se envía al SII y éste la valida o rechaza. Así se valida que quien emite la factura es realmente quien dice ser. Y para ello se aplica una firma digital que es simple y barata de obtener. Después viene la validación de cancelaciones de esa factura, a través de una nota de crédito verificable a través de plataformas existentes en el SII.